filing system是什麼意思，filing system的意思翻譯、用法、同義詞、例句

常用詞典

例句

專業解析

文件管理系統（Filing System） 是指用于系統性地組織、存儲、檢索和維護文件（包括紙質文檔和電子記錄）的整套方法、規則、工具和程式。其核心目标是确保信息能夠被高效、準确、安全地存取，并支持組織的運營、決策和合規要求。

1. 核心目的與功能：

   • 組織信息： 為文件建立邏輯、一緻的結構（如按字母順序、日期、主題、項目編號、客戶名稱等分類），避免混亂和丢失。
   • 快速檢索： 通過明确的索引、标籤或元數據（如文件名、關鍵詞、創建日期、作者等），使用戶能夠迅速定位所需文件。
   • 安全存儲： 提供物理或數字環境，保護文件免受損壞、丢失、盜竊或未經授權的訪問（涉及權限管理、備份、存檔）。
   • 維護完整性： 确保文件在其生命周期内保持真實、可靠、可用且未被篡改（尤其對電子記錄至關重要）。
   • 支持流程與合規： 滿足法律法規（如數據保護法、檔案法）、行業标準（如ISO 15489）以及内部政策對文件保存期限、處置和審計追蹤的要求。

2. 主要類型：

   • 物理文件系統： 基于紙質文檔。
     • 構成： 文件櫃、文件夾、懸挂文件夾、标籤、索引卡等。
     • 方法： 字母順序法、數字順序法、主題分類法、地理區域法，或這些方法的組合（如字母-主題）。
     • 特點： 直觀，但占用空間大，檢索相對較慢（尤其文件量大時），易受物理損壞，共享和備份困難。
   • 電子文件系統： 基于計算機和軟件管理電子文檔。
     • 構成： 計算機硬件、存儲設備（硬盤、雲存儲）、文件管理軟件或文檔管理系統（DMS）、數據庫、掃描儀（用于紙質數字化）。
     • 方法： 利用文件夾目錄結構、文件名規範、強大的元數據（作者、日期、類型、關鍵詞等）、全文搜索、版本控制、工作流自動化。
     • 特點： 節省物理空間，檢索速度快（尤其支持全文搜索時），易于備份、複制和遠程訪問，支持版本控制和協作，但需依賴技術和網絡安全措施。

3. 關鍵組件（尤其電子系統）：

   • 分類方案： 定義文件如何分組和組織的邏輯結構（如部門->項目->年份）。
   • 命名規範： 統一文件命名規則，确保名稱清晰、一緻、包含關鍵信息（如 YYYYMMDD_ProjectName_DocumentType_Version.docx)。
   • 元數據： 描述文件屬性的數據（标題、作者、創建日期、關鍵詞、主題、關聯項目等），是高效檢索和管理的基礎。
   • 索引： 系統創建的用于加速搜索的數據庫（基于文件名、内容、元數據）。
   • 訪問控制： 定義誰可以查看、編輯、删除文件或文件夾的權限設置。
   • 版本控制： 跟蹤文件修改曆史，允許回溯到舊版本。
   • 保留與處置規則： 根據法規和業務需求，定義文件保存多久以及何時、如何安全銷毀或歸檔。

總結來說，一個高效的文件管理系統是任何組織信息治理框架的基石。它通過标準化的流程和結構（無論是物理還是電子），将無序的文件轉化為可管理、可利用的知識資産，極大地提升了工作效率、信息安全性、決策支持能力和合規性水平。

參考來源：

• 國際标準化組織 (ISO) - ISO 15489 标準 (信息與文檔 - 文件管理) 提供了文件管理的原則和最佳實踐框架。
• 美國國家檔案與文件管理局 (NARA) - 提供關于文件管理生命周期（創建、維護、使用、處置）的詳細指南和規定。
• ARMA International - 一個專注于信息治理（包括文件管理）的專業協會，提供資源、教育和認證（如IGP）。

網絡擴展資料

“filing system”（文件系統）指用于組織、存儲和管理文件或數據的結構化方法，可分為物理和數字兩種形式：

1. 物理文件系統
   常見于辦公場景，通過實體工具（如文件夾、标籤、文件櫃）對紙質文檔進行分類。典型分類方式包括：

   • 按字母順序（客戶姓名、項目名稱）
   • 按時間（日期、年份）
   • 按主題或項目類别

2. 數字文件系統
   用于計算機或雲端存儲，通過層級目錄、文件命名規則和元數據管理數據。例如：

   • 操作系統中的文件夾結構（如Windows的C盤目錄）
   • 數據庫中的索引管理
   • 雲存儲平台（如Google Drive）的标籤分類

核心作用：提升信息檢索效率，減少重複文件，保障數據安全性與可追溯性。一個高效的文件系統通常需具備清晰的分類邏輯、一緻的命名規範（如“2025-03-22_項目報告_v2”）和定期維護機制。

若需進一步優化文件系統，建議根據使用場景選擇工具（如物理場景用顔色标籤，數字場景用自動化備份軟件），并制定團隊統一的執行标準。

别人正在浏覽的英文單詞...

snowmendirtythrongdeteriorationpapAlisonattiredbummelcountiesgesturesHPLCimaginationssteepeddiversified businessebb awayhydroelectric stationlearning motivationproductive forcestake offensetrue loveembossmentexcerptionexcitantfarcicalfulminegonohemiagraviperceptionholdbeamLeucaltidaecalibrations