records management是什么意思，records management的意思翻译、用法、同义词、例句

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专业解析

记录管理（Records Management） 是指对组织在运作过程中产生或接收的记录（Records） 进行系统化、高效的控制和管理活动。这里的“记录”特指具有法律效力、行政操作、财务价值或历史意义的正式文件或数据，而不仅仅是临时信息。其核心目标是确保记录的真实性、可靠性、完整性、可用性，并贯穿其整个生命周期——从创建或接收，到使用、维护，直至最终处置（归档或销毁）。

核心要素详解：

1. 记录的定义与特征

   记录是组织业务活动的直接证据，需满足：

   • 内容（Content）：记录所包含的实际信息。
   • 背景（Context）：记录产生的时间、地点、相关人员及关联业务。
   • 结构（Structure）：记录的格式与组织方式（如文件格式、数据库字段）。

     三者缺一不可，才能保障记录的凭证价值 。

2. 全生命周期管理流程

   • 创建/捕获（Creation/Capture）：确定哪些文件需作为正式记录保存，并建立元数据（如日期、作者）。
   • 分类与存储（Classification & Storage）：按业务功能或主题分类，采用安全、可检索的存储系统（电子或物理）。
   • 利用与维护（Utilization & Maintenance）：确保授权人员可高效访问，同时实施版本控制与备份。
   • 处置（Disposition）：根据预定义的保留期限（Retention Schedule）决定归档（如移交档案馆）或安全销毁 。

3. 核心价值与目标

   • 合规性（Compliance）：满足法律法规（如《档案法》、GDPR）、行业标准（ISO 15489）及内部政策要求。
   • 风险管理：防止信息泄露、丢失或篡改，降低法律诉讼与财务损失风险。
   • 效率提升：减少存储成本，加速信息检索，支持审计与决策。
   • 知识保存：保留组织记忆，支持历史研究与文化传承 。

权威参考来源：

1. 国际标准化组织（ISO）

   ISO 15489:2016《信息与文档—记录管理》是全球公认的核心标准，定义记录管理原则与实施框架。

   → ISO 15489:2016 标准详情

2. 美国国家档案馆（NARA）

   提供政府机构记录管理指南，强调生命周期管理与电子记录规范。

   → NARA Records Management Guidance

3. ARMA国际（信息管理协会）

   发布行业最佳实践与研究，如《信息治理成熟度模型》。

   → ARMA Records Management Resources

通过系统性管理，记录管理将信息转化为可审计、可追溯的战略资产，是组织治理与数字化转型的基石。

网络扩展资料

Records Management（档案管理/记录管理）是指对组织或个人的各类记录进行系统化、规范化的管理，以确保信息的完整性、安全性及可追溯性。以下是详细解释：

1.核心定义与目标

Records Management 是通过对记录（如文件、数据、档案）的创建、存储、维护、检索和销毁等环节的全流程管理，实现以下目标：

• 维护记录的完整性：确保信息未被篡改或损坏（）。
• 保障信息安全性：通过权限控制、备份等手段防止数据泄露或丢失（）。
• 提高效率与合规性：优化信息检索流程，并满足法律、行业标准的合规要求（）。

2.应用领域

Records Management 广泛应用于多个场景：

• 人事档案：如员工合同、考勤记录等（）。
• 公共记录：政府文件、公共档案（）。
• 企业数据：财务记录、客户信息等（）。
• 技术领域：如微软的 Records 类，用于编程层面的记录管理（）。

3.重要性

• 法律与审计需求：完整的记录可作为法律证据或审计依据（）。
• 历史与知识留存：长期保存关键信息，支持组织决策和历史研究（）。
• 数字化转型：电子政务、云存储等技术推动了记录管理的现代化（）。

4.国际标准与原则

根据国际标准（如ISO 15489），Records Management 需遵循：

• 真实性：确保记录来源可靠。
• 系统性：建立分类、索引等结构化流程（）。

Records Management 是跨学科的管理实践，融合了档案学、信息技术和法规合规要求。若需更深入的技术细节或完整标准，可参考来源网页（如 ）。

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